＊以下の内容は最低限のレベルに達していると思われる方には不要だと思われます。
入社間もない若手の多くがぶつかる壁の一つに、ビジネス文書作成があります。
意外と１年目からメールや報告書の作成は多いんですよね・・・
「何を伝えたいのかわからない。もっと端的に。結論から書いて。」
など、あなたが作成する文書に対して、手直しや改善を要求されることが高い確率で起こります。
しかし、分かりやすい文章を作成したいと思いつつも、ポイントが分からないのが新入社員の新入社員たる所以です。
私自身も、上司に何度も苦言を呈され、そのたびに落ち込みました。
さすがにこのままではまずいと思い、ネットでの記事や、ビジネスライティングの書籍を読み、最近では文章に関する指摘を受ける機会は大きく減りました。
結果的には最低限のレベルに達することができたと思いましたが、ビジネスライティングの書籍を読んだ感想として、「日本中の誰が読んでも文句の無い文章の書き方」「１００点の文章の書き方」というイメージを持つことが多く、手っ取り早さが無いと感じました。確かに社外や顧客への連絡にはそのレベルの文章が求められるのかもしれませんが、私の体感ですと、６０点の文章が書ければ業務には困らないと思います。
（営業など、客先相手がメインの職種は別だと思いますが・・・）
そこで、この記事では、社会人としての「最低限の６０点」にスポットを当てたいと思います。
では、早速最低限の文書を書くポイントを学んでいきましょう。
相手に期待する反応を書け
新卒の最もやりがちなミスとして、相手に期待する反応が示されていない文章を作成してしまうという点です。
読み手に「それで、何をどうしてほしいの？」と思われてしまう文章になってしまします。
そこで、文章の中に、相手に何をしてほしいのかが書かれていることにチェックしましょう。
メールの場合には、タイトルに相手に何をしてほしいかを書きましょう。
また、この文書を読んだ相手がどう思うかという目線は、多くの書籍の中でも語られる基本中の基本ですので、この期に練習してみましょう。
・理解
・フィードバック
・アクション（出欠の解答、書類作成など）
・承認などがあります。必ず何かしらの「相手に期待する反応」を書きましょう。
結論から書けは半分間違い
上司はとにかく時間がありません。
そのため、「結論から書け」などと言われますが、バカ正直に結論から書いたとしても実はうまくいきません。
私の場合、「時間がないからとりあえず結論だけでも伝えておこう」と上司にメールを送った直後に、「それだけ送られても納得できるか」と怒りの電話をもらったことがあります。
結論から書け、とお叱りを受けた相手に対して、結論から書いた文書を提出しても反感を買うことは、理論的にあり得るわけです。
あくまでケースバイケースですが、文書には結論から書くべき時と、根拠を先に伝える時と２パターンがあると考えましょう。
これを使い分けるだけで、相手が文章に入り込みやすくなります。
結論から書くべき時
ずばり、読み手がそのテーマについて、何らかの答えを持っている時です。
読み手がテーマを設定し解答を要求している場合や、すでに結論を承知の上で確認を行う際などは、結論から書きましょう。
最大のメリットは、端的にコミュニケーションが行えることです。
先程も述べましたが、上司には時間がありません。分かりきったことに時間を使われると、「いいから先に結論を言え」と思ってしまうわけなのです。
根拠から書くべき時
先ほどとは逆で、読み手に背景知識が無い場合となります。
相手の中で、文章を読みつつ論理を構築してもらうイメージです。
具体的な例としては
- 読み手がテーマについて必要性を感じていない時
- 結論に対して読み手の反発が予想される時
- 相手にじっくりと結論を理解してほしい時
などが挙げられます。
結論ファーストが全てではないことだけを抑えておきましょう。
結論
６０点の文章を書くためのポイントは２つです。
- 相手に期待するアクションを確実に記載すること
- 結論から書くときと根拠から書くときを使い分ける
「これだけでは６０点は取れないよ」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、
私自身が効果が大きかったと思った事、意識していない人が多いのではないかと思うことをポイントとして上げました。
何かしらの意識の変化や、気付きの種になりましたら幸いです。
参考「ロジカル・ライティング 論理的にわかりやすく書くスキル」
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